Indipendentemente dal settore in cui un’azienda o una persona lavora, avrà certamente bisogno di spazio di archiviazione. Nell’era della digitalizzazione e dell’attenzione alla sostenibilità ambientale, i documenti si stanno smaterializzando per essere destinati ad archivi online, che permettono di risparmiare carta e inchiostro, di liberare spazio fisico e di custodire lontano da occhi indiscreti tutti i materiali. Il processo è però lungi dall’essere concluso e tonnellate di documenti sono ancora accumulate in attesa di armadi per ufficio che le tengano ordinate. Oggi ne esistono innumerevoli tipologie – per forma, capienza e materiali – in modo che ogni esigenza possa essere soddisfatta.

Perché acquistare un armadio per ufficio?

La funzione primaria di un armadio per ufficio è naturalmente quella di garantire uno stoccaggio ordinato dei documenti prodotti a qualunque scopo dai lavoratori. Tenerli in ordine non è utile soltanto a risparmiare spazio e a creare un ambiente di lavoro che concili la concentrazione, ma anche a rendere reperibili le carte a ogni occorrenza. Non basterà perciò impilarle casualmente per dire di aver fatto ordine. Sarà necessario trovare un metodo di ordinamento funzionale alla consultazione: per esempio, alfabetico, tematico o temporale.

Gli armadi, però, non ospitano solo le carte. Possono ospitare anche oggetti di ogni genere, dalla cancelleria, a tecnologie e strumenti di lavoro a manufatti agli oggetti personali dei lavoratori, a seconda dei casi. Anche su questo fronte, lo scopo principale è di tenerli ordinati e a portata di mano per qualunque evenienza. Inoltre, sapendo esattamente dove andare a cercare ogni singolo oggetto, sarà più facile tenere traccia di ciò che c’è a disposizione e di ciò che manca, facendo inventari periodici.

Chiudere in un armadio documenti e oggetti, inoltre, significa garantire maggiore privacy rispetto alle attività dell’azienda e dei suoi dipendenti, oltre a diminuire le probabilità che vengano presi o buttati per sbaglio. Per esempio, durante le periodiche attività di riordino, sanificazione e pulizia che ultimamente si sono rese sempre più frequenti.

Infine, c’è un vantaggio di ordine estetico. Scegliendo il modello di armadio che meglio si adatta allo stile dell’ufficio, infatti, l’arredo risulterà più completo e professionale, rafforzando la personalità dell’azienda.

Le tipologie di armadi per ufficio

Nel tempo il mercato dell’arredo ufficio si è evoluto parallelamente alla consapevolezza dell’unicità di ogni spazio di lavoro. Ogni azienda ha infatti esigenze pratiche ed estetiche differenti, entrambe volte a rendere più ordinato, funzionale e rispettoso della propria identità l’ufficio. Ecco perché non esiste l’armadio da ufficio ideale, ma ne esistono tante tipologie diverse tra cui scegliere in base alle necessità. Fortunatamente esistono professionisti in grado di indirizzare le aziende nella scelta, come Divisione Ufficio, leader del settore dopo 30 anni di attività.

Gli schedari

Una delle tipologie più diffuse è quella dello schedario, progettato apposta per contenere documenti e cartelle perfettamente ordinati. È in genere di metallo e può essere verticale o orizzontale. Gli schedari verticali sono ancora utilizzati negli uffici di tutto il mondo, perché sono sia robusti che poco spaziosi, grazie al loro design a colonna. Nel caso si necessiti di maggiore capienza basterà acquistarne altri, affiancandoli l’uno all’altro. Gli schedari orizzontali sono invece già di per sé più larghi e più capienti, dotati di grandi cassetti in cui inserire più cartelle di file una accanto all’altra. Esistono infine mini-schedari ideali da posizionare sotto le scrivanie, per tenere portata di mano i documenti e gli oggetti di uso più frequente. Questi ultimi si possono trovare anche dotati di rotelle, per essere spostati facilmente a piacimento.

Armadi e scaffali

Le soluzioni più versatili sia in termini pratici che estetici sono però gli armadi, gli armadietti e gli scaffali, che in ufficio non possono in ogni caso mancare. Non saranno specificamente progettati per ospitare schede, documenti e cartelle, ma sono altrettanto funzionali, soprattutto se abbinati all’utilizzo di faldoni, scatole, separatori e simili. Sono costruiti in legno impiallaciato, trucciolare nobilitato o in metallo e la loro struttura può essere chiusa o aperta. Nel primo caso sono dotati di ante con maniglie, nel secondo caso hanno l’interno a vista, in genere strutturato in mensole. Possono naturalmente essere progettati su misura per qualunque spazio ed esigenza, integrando diverse tipologie di strutture per dare carattere alla stanza.

Nel caso in cui un’azienda debba conservare carte sensibili o di vitale importanza, uno schedario o un armadio chiuso con serratura saranno d’obbligo. I documenti privati o qualunque foglio contenente dati personali sensibili – l’origine etnica, le opinioni religiose, filosofiche e politiche, l’appartenenza sindacale, l’orientamento sessuale, i dati genetici e biometrici – devono infatti essere tenuti lontano da occhi indiscreti, nello stesso modo in cui i dati online devono essere criptati e protetti da password.