Diversi sono i motivi per i quali si potrebbe dover organizzare un evento. Potrebbe trattarsi di una convention aziendale, di un evento sportivo di beneficenza e non solo. Preparare un evento non è necessariamente difficile, basta sapersi organizzare e prevedere con tempo le varie fasi di preparazione. Sarà sicuramente importante ad esempio scegliere e contattare i giusti fornitori che, con la loro professionalità, contribuiranno a rendere la tua manifestazione un successo. Dovrai inoltre stare attento alla logistica: trovare un posto adatto ad accogliere tutti gli invitati, e dovrai essere certo di avere tutte le autorizzazioni e le assicurazioni che ti permetteranno di gestire al meglio l’evento. Quando si organizza una manifestazione bisogna circondarsi di professionisti, che si occupino anche dei più piccoli aspetti, come la pubblicità e i comunicati stampa, e anche di spedire inviti cartacei o digitali a tutti gli ospiti previsti. Inoltre sarà importante dotarsi di gadget esclusivi che dovranno essere distribuiti durante l’evento, e che potrai acquistare ad esempio su siti come Maxilia Italia; potrai scegliere tra penne personalizzate, borse, borracce e non solo, optando per qualsiasi cosa pensi sia coerente con l’evento.

Vediamo nello specifico alcuni consigli nel caso tu debba organizzare un evento sportivo.

Decidere luogo e allestimento, e istituire un comitato organizzativo!

Dovrai in primo luogo pensare al luogo in cui organizzare la manifestazione; che tu voglia una piazza, o un piccolo stadio, o qualsiasi altro luogo, dovrai prenotarlo infatti con largo anticipo per sbrigare tutte le pratiche burocratiche. Il posto deve essere deciso in base alle disponibilità economiche di chi organizza l’evento e dal tipo di disciplina sportiva che hai intenzione di mettere in campo. Dovrà poi avere una capienza adeguata per ospitare gli invitati, e dovrà essere facilmente raggiungibile. Grazie ad un comitato organizzativo da te istituito, inoltre, potrai gestire con efficienza i vari aspetti correlati alla manifestazione come ad esempio vitto, alloggio, trasporti e allestimenti vari. Un altro nodo cruciale da affrontare, perché l’evento abbia successo, è quello di creare degli allestimenti idonei, che siano pertinenti e che coinvolgano gli spettatori; allestimenti dell’area sportiva ma anche di quella di chi assiste all’evento.

Ottieni le autorizzazioni necessarie

Un altro passo importante da compiere è quello di ottenere tutta la documentazione necessaria e i permessi a procedere. Contatta il Comune e la Siae, non muoverti senza aver prima avuto tutte le autorizzazioni, e procurati un’assistenza sanitaria. Si tratta di passi che potrebbero rendere il processo organizzativo più lungo e tortuoso del previsto, ecco perché dovresti farli con largo anticipo, per evitare di doverti arenare quando l’evento è alle porte.

Ricordati di promuovere l’evento

Dopo aver affrontato questi step preliminari e fondamentali dovrai pensare a stipulare un’assicurazione che ti copra eventuali incidenti di percorso e poi dovrai trovare degli sponsor, per rendere il tuo evento ancora più noto. Pensa dunque ad una promozione in grande stile e cerca di reperire delle risorse marketing; dotati di un ufficio marketing specializzato e inizia a pensare a locandine e stampe con cui pubblicizzare il tuo evento; dovrai inoltre pensare a fare anche degli annunci digitali per effettuare dei comunicati stampa che ti permettano di raggiungere il maggior numero di persone possibile.

Con un piano di azione ben preciso, e fissati gli obiettivi da realizzare, l’evento sportivo sarà un sicuro successo!