Tra le figure professionali emergenti e più richieste degli ultimi anni vi è quella del manager di eventi; si tratta di un professionista che, sulla base di una specifica formazione, è in grado di organizzare e gestire un evento, dalla fase preparatoria allo svolgimento dello stesso.

Come si diventa “Event Manager”: master e corsi

Esistono diverse strade a disposizione di chi vuole intraprendere una carriera da manager di eventi, anche cambiando in itinere il proprio percorso formativo. Una buona b03, da questo punto di vista, potrebbe essere quella offerta da una scuola professionale (alberghiero, indirizzo ricettivo) a cui far seguire un percorso universitario orientato verso aree quali comunicazione e marketing o affini. Al termine degli studi accademici, è possibile specializzarsi frequentando corsi formativi o, meglio, master incentrati sull’organizzazione di eventi.

Le opzioni, in tal senso, non mancano; vi sono svariate università, scuole di specializzazione o enti di formazione post universitaria che offrono corsi e master di questo tipo come, ad esempio, il Master in Event Management erogato da UpLevel, un ente specializzato nell’erogazione di corsi professionali.

Quali sono le competenze necessarie

Una formazione professionale adeguata è indispensabile affinché un manager di eventi acquisisca tutte le competenze necessarie a svolgere al meglio le proprie mansioni. L’event manager, infatti, è una figura alquanto poliedrica, alla quale sono richieste competenze specifiche e ‘soft skill’ di vario tipo, legate tanto alla fase analitica del processo organizzativo quanto alla gestione pratica dell’evento. Le prerogative indispensabili che deve possedere un buon event manager si possono riassumere in:

• capacità organizzative in relazione alle risorse umane e materiali a disposizione per l’allestimento e lo svolgimento dell’evento; il manager deve essere in grado di coordinare il personale, attraverso direttive semplici ed efficaci, e approntare un adeguato uso delle risorse;
• capacità comunicative; l’event manager deve saper trasmettere ordini e comandi, dando indicazioni facili da recepire nel modo più efficace possibile per ottimizzare le varie fasi dell’organizzazione;
• abilità di relazione interpersonale; in virtù del ruolo ricoperto, il manager addetto all’organizzazione di un evento si ritrova a stretto contatto con tante persone che rispondono, più o meno direttamente, alle sue indicazioni. Pertanto, è indispensabile che sappia imporre la propria leadership senza risultare troppo severo o autoritario. Al contempo, deve recepire e implementare nel modo migliore possibile le richieste del cliente, soddisfando richieste e bisogni particolari;
• Multitasking; più di ogni altra figura manageriale, l’event manager non può non essere capace di gestire contemporaneamente tutti gli aspetti operativi e gestionali connessi all’organizzazione di un evento. In tal senso, non meno importante è la capacità di risoluzione dei problemi (problem solving), indispensabile per affrontare eventuali criticità approntando tempestivamente soluzioni valide ed efficaci;
• Creatività; più che una vera e propria ‘competenza’, si tratta di un requisito apprezzabile in maniera trasversale, applicabile tanto agli aspetti più tecnici e pratici quanto alle scelte estetiche, promozionali e comunicative.

Mansioni e responsabilità di un Event Manager

Il manager di eventi si fa carico delle due fasi fondamentali che riguardano lo svolgimento di un evento, una fiera o un’esposizione: la pianificazione e la gestione. Per entrambe può avvalersi di assistenti e collaboratori a supporto delle attività di ricerca, sviluppo e coordinamento del progetto generale o soltanto di alcuni aspetti (logistica, contabilità etc.).

In sede di pianificazione, il Manager deve anzitutto codificare le richieste della committenza, per poi analizzare il mercato e il target di riferimento prima di fissare i punti cardine dell’evento: location, calendario, agenda, scaletta, contenuti da presentare, distribuzione degli allestimenti, eventuale organizzazione di servizi aggiuntivi quali catering, buffet, rinfreschi e simili. Durante lo svolgimento dell’evento, il manager è il principale responsabile, in quanto incaricato di coordinare il personale e garantire che il planning iniziale venga rispettato nella maniera più precisa e puntuale possibile.